Autor: Szkoła Główna Handlowa w Warszawie

Szanowni Państwo,

W nawiązaniu do ogłoszonej informacji o rewizji wydanego w październiku 2018 r. przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych Poradnika o przetwarzaniu danych przy zatrudnieniu pt. „Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców”, zwanego dalej Poradnikiem, i zaproszenia do zgłaszania uwag w ramach otwartych konsultacji, Szkoła Główna Handlowa w Warszawie pragnie zasygnalizować następujące zagadnienie. 

W pkt 3.3 Poradnika Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wskazał, że potencjalny pracodawca nie może zwrócić się do uczelni wyższej z prośbą o potwierdzenie, czy kandydat do pracy uzyskał w niej dyplom. W Poradniku podniesiono, że cyt. „polski prawodawca nie przewiduje (...) w przepisach krajowych uprawnienia pracodawcy do występowania do innych podmiotów w celu potwierdzenia lub sprawdzenia prawdziwości dokumentów i danych w nich zawartych przedłożonych przez kandydatów w toku rekrutacji.” Podkreślono, że takie działanie cyt. „nie ma (...) oparcia w przesłance określonej w art. 6 ust. 1 lit. f RODO”, jak również przywołano art. 22¹ Kodeksu pracy, zgodnie z którym cyt. „udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą, zatem należy uznać, że praktyka polegająca na dodatkowej weryfikacji informacji uzyskanych od kandydata, naruszałaby prawa i wolności osoby.” Zdaniem organu nadzorczego cyt. „polski ustawodawca zdecydował, w jakiej formie pracodawca powinien pozyskiwać informacje o kandydacie do pracy.” Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych stwierdził również, że niedopuszczalne jest pozyskiwanie zgód od kandydatów do pracy na weryfikowanie prawdziwości złożonych oświadczeń i danych zawartych w dokumentach z uwagi na brak spełnienia kryterium dobrowolności udzielenia takiej zgody. W jego ocenie cyt. „niewyrażenie zgody przez kandydata na kontakt z uczelnią przez pracodawcę (choćby z powodów subiektywnych np. konfliktu z uczelnią), może spowodować, że potencjalny pracodawca odrzuci jego kandydaturę.”

Tym samym możliwość udokumentowania wykształcenia kandydata do pracy przez potencjalnego pracodawcę poprzez zwrócenie się do uczelni o jego potwierdzenie została przez Prezesa Urzędu oceniona negatywnie. Stanowisko Prezesa Urzędu przyjmujące, że potencjalny pracodawca nie posiada podstawy prawnej do zwrócenia się do uczelni o potwierdzenie wykształcenia kandydata, może prowadzić do wniosku, że z tego względu uczelnia nie powinna potwierdzać potencjalnym pracodawcom wykształcenia swoich studentów i absolwentów, nawet jeżeli przekazanie informacji w tym zakresie miałoby się odbywać na wniosek osoby, której dane dotyczą.

Należy zauważyć, że absolwenci uczelni nierzadko aplikują do pracy u zagranicznych pracodawców. Z obserwacji wynika, że w przypadku uzyskania wykształcenia w innym państwie i prowadzenia rekrutacji do pracy na odległość, potencjalni pracodawcy oczekują otrzymania informacji bezpośrednio od uczelni (np. wiadomości wysłanej z oficjalnego adresu) w celu upewnienia się, że dokumenty przedstawione przez kandydata (najczęściej ich skany) są zgodne ze stanem rzeczywistym. 

W ocenie Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie, spełnienie prośby studenta lub absolwenta o potwierdzenie wykształcenia leży w jego interesie. W związku z tym Szkoła Główna Handlowa w Warszawie prosi o doprecyzowanie przedmiotowego stanowiska Prezesa Urzędu, uwzględniając możliwość potwierdzenia wykształcenia studenta bądź absolwenta przez uczelnię za jego zgodą.